Logiciel de location de matériel
Contact Location est le logiciel de location de matériel de la gamme Contact, éditée par ComputerLine depuis 1987. Du devis à la livraison, du retour à la facture, jusqu’au transfert en comptabilité.
En bref
Ce que Contact Location gère au quotidien
Ce qu’un logiciel location matériel doit couvrir, et ce que Contact fait tous les jours :
Disponibilité et planning
Le nombre de pièces disponibles à une date donnée, devis inclus ou hors devis, sur un mois, six mois ou un an.
Stock et inventaires
Le stock est tenu à jour automatiquement à chaque sortie et à chaque retour, et les inventaires se font depuis le logiciel.
Du devis à la facture
Devis, contrats, bons de sortie et factures dans la même chaîne, sans ressaisie, jusqu’au transfert en comptabilité.
Accès à distance
Bureau Windows à distance et accès dans le Cloud, avec assistance téléphonique et par télémaintenance.
Le principe
Logiciel location matériel : piloter tout votre parc depuis un seul écran
Tenir un parc de location sur des tableurs et des carnets fonctionne tant que le volume reste faible. Passé un certain seuil, les doubles réservations, les retours non facturés et le matériel immobilisé coûtent plus cher que l’outil qui les éviterait.
Contact Location réunit dans un seul logiciel ce qui est aujourd’hui éclaté entre plusieurs fichiers : le planning, les devis et les contrats, les bons de sortie, les retours avec la facturation du matériel cassé, perdu ou non rendu, les inventaires et l’accès à distance.
Le logiciel s’organise en modules : locations, ventes, achats et dossiers. Vous n’ouvrez que ceux dont votre activité a besoin, et le reste ne vous encombre pas.
Étape 01 · Réserver
01
Le planning de vos locations en temps réel
Savoir ce qui est disponible, ce qui est sorti et ce qui rentre demain : c’est la question à laquelle un loueur répond vingt fois par jour. Contact y répond sans avoir à ouvrir trois fichiers.
À une date
Le planning donne le nombre de pièces disponibles le jour demandé, référence par référence.
Hors devis ou devis inclus
Deux lectures de la même journée : ce qui est réellement sorti, et ce qui le sera si les devis en cours sont signés.
Sur un mois, six mois, un an
La même disponibilité se projette sur la période de votre choix : les creux de saison deviennent visibles.
Le planning indique le nombre de pièces disponibles à une date donnée, devis inclus ou hors devis, et se projette sur un mois, six mois ou un an. Vous voyez le matériel déjà réservé, celui qui revient et celui qui reste à louer. Les doubles réservations disparaissent, et les périodes creuses deviennent visibles.
Un second planning donne la vision de la journée de vos collaborateurs : les livraisons à effectuer et les tâches attribuées à chacun.
Étape 02 · Sortir et rentrer
02
Stock, inventaire et suivi du matériel loué
Chaque sortie et chaque retour met le stock à jour. Le matériel cassé, perdu ou non rendu sort automatiquement du stock au moment où vous le déclarez dans le bon de retour, et part en facturation dans le même geste.
Savoir où se trouve le matériel
Le planning visuel et les dates d’entrée et de sortie permettent de savoir où se trouve chaque référence, et chez quel client. Le suivi en temps réel et l’historique des locations disent qui avait quoi, et quand.
Inventaires et poids
La réalisation des inventaires se fait depuis le logiciel. La gestion des poids bruts et nets, avec calcul de la tare, permet de préparer les chargements sans recalcul manuel.
Entretien du parc
Les alertes de maintenance se posent sur le matériel qui en a besoin. Une machine révisée à temps est une machine qui ne tombe pas en panne au milieu d’une location.
Étape 03 · Facturer
03
Devis, contrats et facturation de vos locations
Une fois les informations du client saisies, vous passez directement du devis à la facture, sans ressaisie. La disponibilité du matériel se gère dans le même mouvement, avec l’outil de planning.
En bout de chaîne, les factures clients et fournisseurs ainsi que les règlements sont transférés dans votre comptabilité sans aucune ressaisie, ou envoyés à votre expert-comptable sous forme d’écritures. L’échéancier vous dit à tout moment ce que vos clients vous doivent, et la déclaration de TVA s’édite depuis le même outil.
La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour les entreprises françaises : autant que vos factures de location partent déjà d’un outil unique.
Locations courtes ou de longue durée
Un logiciel location matériel doit encaisser deux rythmes, parce qu’un parc ne se loue pas à une seule cadence. La demi-journée louée pour un week-end et la machine immobilisée six mois sur un chantier ne se gèrent pas de la même façon, et pourtant elles sortent du même stock.
Contact gère les locations courtes comme les locations de longue durée depuis la même interface. Vous voyez sur le même écran ce qui tourne et ce qui dort.
Le vrai coût
Ce que coûte un parc mal suivi
Le coût d’un logiciel location matériel se compare rarement au bon chiffre. En face de son prix, il faut poser ce que coûte l’absence d’outil, et ces lignes-là ne figurent sur aucune facture :
- le matériel sorti sans être facturé, parce que le bon de retour n’a pas été rapproché du bon de sortie ;
- les heures de ressaisie entre le devis, la facture et la comptabilité ;
- la double réservation qui se solde par une location refusée, ou par un dépannage en catastrophe chez un confrère ;
- le matériel qui dort parce que personne ne voit qu’il est disponible ;
- la panne d’une machine dont la révision est passée à l’as.
Les statistiques du logiciel donnent le chiffre d’affaires réalisé, la marge brute et le prévisionnel. C’est à partir de là que le rachat d’une référence devient une décision, et non une impression.
Le choix
Tableur, logiciel gratuit ou solution métier ?
Beaucoup de loueurs commencent sur un tableur, et c’est une étape logique. Les limites apparaissent quand plusieurs personnes saisissent en même temps, quand le matériel circule entre plusieurs dépôts, ou quand il faut retrouver qui avait quoi il y a huit mois.
Réserver, sortir, rentrer, facturer : un logiciel location matériel enchaîne les quatre. Les outils gratuits couvrent en général la réservation, rarement la facturation, le stock et la comptabilité dans la même chaîne. La vraie question n’est pas le prix de l’outil, mais le coût des heures de ressaisie et des matériels sortis sans être facturés.
Les contacts
Un CRM intégré pour vos clients et vos fournisseurs
La fiche contact
La gamme Contact vous permet de gérer en détail les informations de chacun de vos contacts : adresse postale, téléphone, code postal, e-mail, site web et statut. L’outil comprend des champs personnalisables et une gestion des alertes, par exemple le dernier et le prochain appel.
Le suivi des opportunités
Le suivi des opportunités permet d’identifier un prospect et de le suivre jusqu’à la conversion, avec des rappels automatiques pour les relances. Un cahier des messages archive les échanges internes et externes, appels et courriels, et s’affiche par priorité, par date ou par appelant.
Les campagnes
Pour les campagnes, l’outil d’e-mailing sélectionne les destinataires sur des critères d’activité ou de géographie, et sort en courrier, en télécopie ou en courriel. Le détail se lit sur la page Contact CRM.
Les métiers
Les parcs que Contact équipe
Le paramétrage suit ce que vous louez. Un parc de nacelles et un parc de vaisselle n’ont ni les mêmes références, ni les mêmes cadences, mais ils posent la même question : qu’est-ce qui est disponible, et pour quand ?
BTP, manutention, agricole
Engins, outillage et matériel de chantier, avec le suivi des reliquats et les alertes d’entretien sur les machines.
Sonorisation et éclairage
Le parc se suit à la référence, ce qui évite les doubles réservations sur les week-ends chargés.
Tentes et chapiteaux
Une référence peut être immobilisée au-delà de sa location : ces périodes entrent au planning, avec leur heure de début et de fin.
Réception, vaisselle et tables
Le suivi des quantités louées, cassées et non rendues, avec les poids bruts et nets pour préparer les chargements.
Structures et échafaudages
Les structures métalliques se louent par éléments : le stock se compte à la pièce, pas au lot.
Toilettes, bennes, bungalows
Du matériel qui reste en place plusieurs semaines, et dont la rotation se lit sur un planning long.
Stands
Les éléments de stand se réservent à la pièce, avec la disponibilité affichée à la date demandée.
Containers et bouteilles
Le matériel consigné se suit comme le reste du parc, avec ce qui est sorti et ce qui n’est pas revenu.
Deux parcs ont leur page à eux : le logiciel de location de matériel BTP et travaux publics pour les engins et l’outillage de chantier, et le logiciel de gestion de location de matériel événementiel pour la sonorisation, les chapiteaux et la réception. Si vous vendez autant que vous louez, voyez le logiciel de gestion pour le négoce. La profession est représentée en France par la fédération DLR, qui réunit les distributeurs, loueurs et réparateurs de matériels de construction et de manutention.
Accès à distance, assistance et développements
Le logiciel reste accessible en permanence grâce à l’accès distant dans le Cloud. Sont inclus de base :
- bureau Windows à distance, autant de sessions que nécessaire
- assistance téléphonique et par télémaintenance
- outils d’envoi d’e-mails, de courriers et de tableurs
- sauvegardes automatiques intégrées
Word et Excel sont directement intégrés, et la gestion documentaire permet de stocker, d’organiser et de retrouver les pièces d’un dossier au même endroit que les locations qui s’y rattachent.
Si votre métier demande une fonction que le logiciel ne couvre pas, ComputerLine développe des modules ou des spécificités à la demande. C’est le même éditeur qui écrit le logiciel et qui répond au téléphone.
Questions fréquentes
Vous trouverez d’autres réponses dans notre foire aux questions sur le logiciel de gestion.
Quel logiciel choisir pour gérer la location de matériel ?
Un logiciel location matériel se juge sur trois points : la disponibilité du parc en temps réel, la chaîne devis vers contrat vers facture sans ressaisie, et la reprise de vos données existantes. Un logiciel qui ne couvre pas ces trois points vous laissera un fichier parallèle à maintenir.
Comment gérer le planning et la disponibilité de son parc ?
En centralisant les réservations dans un logiciel location matériel mis à jour à chaque sortie et à chaque retour. Contact affiche le nombre de pièces disponibles à une date donnée, devis inclus ou hors devis, ce qui évite les doubles réservations et les promesses intenables.
Existe-t-il un logiciel de location de matériel gratuit ?
Il existe des outils gratuits, généralement limités à la réservation. Dès que la facturation, le stock et la comptabilité entrent en jeu, il faut soit multiplier les outils, soit passer sur une solution métier.
Comment suivre le matériel loué sur les chantiers ?
Chaque sortie est rattachée à un client et à un bon. Le planning et les dates d’entrée et de sortie permettent de savoir où se trouve le matériel. Au retour, vous déclarez le matériel cassé, perdu ou non rendu : le logiciel le facture et le sort automatiquement du stock.
Le logiciel gère-t-il les devis, les contrats et la facturation ?
Oui. Le devis se transforme en facture sans ressaisie, et les données sont transférées en comptabilité.
Contact gère-t-il les locations de longue durée ?
Oui, courtes et longues durées se gèrent depuis la même interface, sur le même stock. Le planning se projette jusqu’à un an, ce qui rend visibles les immobilisations longues au milieu des rotations rapides.
Le logiciel s’adapte-t-il à mon type de parc ?
Le paramétrage suit ce que vous louez : matériel de réception, vaisselle et tables, tentes et chapiteaux, sonorisation et éclairage, BTP, manutention et agricole, structures métalliques et échafaudages, toilettes, bennes et bungalows, stands, containers et bouteilles.
Faut-il installer le logiciel sur chaque poste ?
Le logiciel s’utilise en bureau Windows à distance, avec autant de sessions que nécessaire, sur un serveur mutualisé. Les sauvegardes automatiques sont intégrées, et l’assistance se fait par téléphone et par télémaintenance.
Combien de temps faut-il pour mettre en place le logiciel ?
Cela dépend du volume de références à reprendre et du nombre de postes. ComputerLine assure le paramétrage, la reprise des données et l’assistance téléphonique. La mise en place se prépare surtout en amont, sur la structure du catalogue : c’est elle qui commande la suite.
Parlons de votre parc
ComputerLine vous accompagne pour la mise en place de votre logiciel location matériel, avec un paramétrage entièrement personnalisé pour votre activité.