Logiciel de gestion pour location de matériel événementiel

Contact est un logiciel de gestion de location de matériel qui couvre toutes les étapes, du devis à la livraison jusqu’au retour, à la facturation et au transfert en comptabilité. Il s’adapte à votre activité, qu’il s’agisse de sonorisation et d’éclairage, de tentes et chapiteaux, de tables et vaisselle ou de matériel de chantier. Éditeur français depuis plus de 20 ans, ComputerLine vous accompagne du paramétrage à la prise en main.

Un logiciel de gestion de location de matériel pour piloter tout votre parc

Suivre un parc de location sur des tableurs et des carnets fonctionne tant que le volume reste faible. Passé un certain seuil, les doubles réservations, les retours non facturés et le matériel immobilisé coûtent plus cher que l’outil qui les évite.

Contact réunit dans un seul logiciel le planning, le stock, les devis, les contrats et la facturation. Le module de locations, le module de ventes, le module achats et le module dossiers partagent les mêmes données : une information saisie une fois est disponible partout.

Vous louez du matériel BTP, TP ou événementiel ?

Contact se paramètre selon votre activité. Pour les engins, l’outillage et le matériel de chantier, nous avons une page dédiée au logiciel de location de matériel BTP et travaux publics. Si vous vendez autant que vous louez, voyez notre logiciel de gestion pour le négoce.

La profession est représentée en France par la fédération DLR, qui réunit les distributeurs, loueurs et réparateurs de matériels de construction et de manutention.

Le planning de vos locations en temps réel

Savoir ce qui est disponible, ce qui est sorti et ce qui rentre demain : c’est la question à laquelle un loueur répond vingt fois par jour. Un logiciel de gestion de location de matériel sert d’abord à y répondre sans ouvrir trois fichiers. Contact affiche la disponibilité du matériel et le planning des sorties.

Le planning visuel et la gestion des dates d’entrée et de sortie permettent de savoir où se trouve le matériel. Vous visualisez ce qui est déjà réservé, ce qui revient et ce qui reste à louer. Les doubles réservations disparaissent et les périodes creuses deviennent visibles.

Stock, inventaire et suivi du matériel

À chaque sortie et à chaque retour, le stock est automatiquement tenu à jour et de nombreuses statistiques vous sont proposées. Les inventaires se réalisent directement depuis le logiciel, ce qui en facilite la réalisation.

La gestion des poids bruts et nets, avec calcul de la tare, permet de préparer les chargements sans recalcul manuel.

Devis, contrats et facturation de vos locations

La gestion évolutive de la réservation du matériel va jusqu’à la facturation, sans oublier les devis. Vous passez du devis à la facture sans ressaisie, après la saisie des informations du client. Vous gérez également la disponibilité de votre matériel grâce à un outil de gestion et de planning :

• saisie du nombre de commandes et de pièces commandées
• gestion du poids des produits (poids bruts et nets, avec calcul de la tare)
• réalisation des inventaires facilitée

La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour les entreprises françaises : autant que vos factures de location partent déjà d’un outil unique.

Un CRM intégré pour vos clients et vos fournisseurs

La gamme Contact vous permet de gérer les informations de chacun de vos contacts, de suivre vos opportunités et de planifier des rappels automatiques. Un outil d’e-mailings et un module de messagerie interne complètent l’ensemble.

Le logiciel reste accessible en permanence grâce à l’accès distant dans le Cloud. Sont inclus de base :

• bureau Windows à distance
• accès distant dans le Cloud
• assistance téléphonique et télétravail

Tableur, logiciel gratuit ou solution métier ?

Beaucoup de loueurs commencent sur un tableur, et c’est une étape logique. Les limites apparaissent quand plusieurs personnes saisissent en même temps, quand le matériel circule entre plusieurs dépôts, ou quand il faut retrouver qui avait quoi il y a huit mois.

Les outils gratuits couvrent en général la réservation, rarement la facturation, le stock et la comptabilité dans la même chaîne. La vraie question n’est pas le prix de l’outil, mais le coût des heures de ressaisie et des matériels sortis sans être facturés.

Questions fréquentes sur le logiciel de gestion de location de matériel

Quel logiciel choisir pour gérer la location de matériel ?

Regardez trois points : la disponibilité du parc, la chaîne devis vers contrat vers facture sans ressaisie, et la reprise de vos données existantes. Un logiciel de gestion de location de matériel qui ne couvre pas ces trois points vous laissera un fichier parallèle à maintenir.

Comment gérer le planning et la disponibilité de son parc ?

En centralisant les réservations dans un outil mis à jour à chaque sortie et à chaque retour. Contact affiche la disponibilité du matériel, ce qui évite les doubles réservations et les promesses intenables.

Existe-t-il un logiciel de location de matériel gratuit ?

Il existe des outils gratuits, généralement limités à la réservation. Dès que la facturation, le stock et la comptabilité entrent en jeu, il faut soit multiplier les outils, soit passer sur une solution métier.

Le logiciel gère-t-il les devis, les contrats et la facturation ?

Oui. Le devis se transforme en facture sans ressaisie, et les données sont transférées en comptabilité. D’autres réponses figurent sur notre FAQ logiciel de gestion.

Combien de temps faut-il pour mettre en place le logiciel ?

Cela dépend du volume de références à reprendre et du nombre de postes. ComputerLine assure le paramétrage, la reprise des données et l’assistance téléphonique. Le déploiement d’un logiciel de gestion de location de matériel se prépare surtout en amont, sur la structure du catalogue.

Parlons de votre parc

ComputerLine vous accompagne pour la mise en place de votre solution de gestion, avec un paramétrage entièrement personnalisé pour votre activité. Pour toute information, appelez-nous au 04 42 58 64 12 ou passez par notre formulaire de contact.