Logiciel de location matériel BTP
Un parc de chantier se suit à la date, pas de mémoire. Contact tient la disponibilité, les reliquats, l’entretien et la facturation dans un seul dossier. Éditeur à Meyreuil depuis 1987.
Ce qu’un logiciel de location matériel BTP change sur un parc
Un parc de chantier se perd une machine à la fois. Une nacelle restée sur un chantier terminé, une plaque vibrante louée deux fois pour la même semaine, une pelle qui revient sans que personne note son retour. Un logiciel de location matériel BTP tient cette mémoire à la place de vos équipes : ce qui est disponible à une date, ce qui est parti, ce qui doit revenir, et la facture qui suit.
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Avant le départ, au dépôt
Tout commence par une question simple à poser et pénible à vérifier : est-ce que j’ai la machine, aux dates demandées ? Sur un tableur, il faut ouvrir le fichier des sorties, retrouver les locations en cours, et se souvenir des devis envoyés la semaine dernière qui ne sont pas encore signés.
Un logiciel de location matériel BTP répond à la place de la mémoire. Le planning du matériel affiche, pour un article donné, le nombre de pièces disponibles à chaque date, avec deux lectures superposées : devis inclus et hors devis. Vous voyez donc à la fois ce qui est réellement immobilisé et ce qui le serait si vos devis en attente étaient tous signés. La période se déroule sur un mois, six mois ou encore un an.
À partir de là, la pièce commerciale avance sans être retapée :
- le devis reprend l’article, les dates et le tarif ;
- la réservation bloque la disponibilité sur le planning ;
- une fiche de préparation de commande est créée automatiquement pour le dépôt ;
- la facturation reprend la même pièce, sans ressaisie.
La gestion est évolutive de la réservation du matériel jusqu’à la facturation, sans oublier les devis. Le dépôt travaille sur la fiche plutôt que sur un bon recopié à la main, et le matériel qui part est celui qui a été réservé.
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Sur le chantier, pendant la location
Une location de chantier ne ressemble pas à une location d’un week-end. Elle s’étire, elle change de périmètre, elle se prolonge par téléphone un vendredi soir. Contact prend en charge les locations courtes comme les locations de longue durée : la gestion des dates d’entrée et de sortie vaut pour les deux, et la facturation suit sans qu’on tienne un tableau séparé pour les locations qui courent sur plusieurs mois.
Le point qui fait le plus souvent défaut aux tableurs, et que tout logiciel de location matériel BTP doit tenir, ce sont les reliquats de chantiers : ce qui est parti, ce qui est déjà revenu, ce qui reste sur place. Le suivi des entrées, des sorties et des reliquats est tenu au même endroit que la location, donc il ne dépend pas de la personne qui l’a rempli.
Deux détails de métier comptent aussi sur un parc BTP :
- les poids bruts et nets avec calcul de la tare, pour préparer un chargement sans reprendre une calculette ;
- le suivi en temps réel, doublé d’un historique des locations, qui dit ce qu’une machine a fait pendant l’année.
Vous pouvez aussi mener une location et une vente dans le même dossier : le négoce de fournitures et la location de matériel partagent les mêmes clients, les mêmes documents et la même facturation.
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Le retour au dépôt
Le retour est le moment où un parc se perd le plus vite, parce que c’est celui que personne ne trouve urgent. La machine est revenue, elle est garée, on notera plus tard. Plus tard, la ligne manque, le stock affiché ne correspond plus au stock réel, et la facture s’arrête à une date qui ne veut rien dire.
Dans Contact, l’entrée se saisit sur le même dossier que la sortie, sans repasser par un autre écran. Le stock est automatiquement tenu à jour, et de nombreuses statistiques vous sont proposées à partir de ces mêmes données : ce qui tourne, ce qui dort, ce qui part toujours en même temps. La réalisation des inventaires est facilitée, parce que le comptage ne sert plus à reconstituer l’année, seulement à la confirmer.
La facturation prend le relais sans nouvelle saisie. Les factures clients et fournisseurs, ainsi que les règlements, sont ensuite transférés directement dans votre comptabilité ou celle de votre expert-comptable, sans aucune ressaisie. L’échéancier client montre ce que l’on vous doit, et la déclaration de TVA s’édite depuis le même logiciel.
Si votre activité tient aussi à la tenue des articles eux-mêmes, la gestion de stocks et le suivi des commandes sont détaillés sur leurs pages.
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L’entretien, entre deux locations
Une machine immobilisée faute d’entretien coûte deux fois : la réparation, et la location qu’elle n’a pas faite pendant ce temps. Sur un parc de vingt engins, personne ne tient de tête les échéances de chacun, et le carnet papier du chef de dépôt part en congés avec lui.
Contact porte une alerte de maintenance. Vous n’avez donc pas à surveiller vous-même les échéances d’entretien de chaque pièce du parc : l’outil les signale. L’historique des locations complète le tableau, parce qu’une machine qui a beaucoup tourné n’a pas les mêmes besoins que celle qui est restée au dépôt. C’est ce détail-là qui sépare un logiciel de location matériel BTP d’un tableur partagé.
Le reste de l’organisation profite du même dossier :
- le planning des collaborateurs donne une vision globale et instantanée de la journée, les livraisons à effectuer et les tâches attribuées à chacun ;
- le cahier des messages réunit les messages internes et externes, e-mail ou appel, archivés et affichés par priorité, par date, par appelant ou par numéro ;
- le CRM tient la gestion des contacts, le suivi des opportunités et les rappels automatiques à planifier.
Ce que le parc raconte au bout d’un an
Au bout de douze mois, un logiciel de location matériel BTP contient l’histoire du parc : les dates, les durées, les clients, les retours. Les arbitrages de fin d’exercice s’appuient alors sur des chiffres. Faut-il racheter deux nacelles ou une seule, garder la machine que personne ne demande, revoir un tarif d’été ?
Ce qui tourne, ce qui dort
Le stock est tenu à jour automatiquement, et de nombreuses statistiques en sont tirées. L’historique dit, article par article, ce qui est sorti et combien de fois.
Ce qu’on vous doit
L’échéancier client donne les échéances en cours, donc ce que vos clients vous doivent. La déclaration de TVA s’édite depuis le même logiciel.
Ce que reçoit le comptable
En quelques clics, vous générez les fichiers d’écritures envoyés à l’expert-comptable. Ni export à retravailler, ni tableau intermédiaire à préparer.
Où sont passées les pièces
Un logiciel de location matériel BTP range aussi les documents. Un document signé il y a dix-huit mois se retrouve à partir du client ou de l’affaire, pas du nom donné au fichier.
Les parcs que Contact équipe
Sous le mot BTP, les parcs n’ont pas les mêmes contraintes. Une entreprise d’échafaudage compte des éléments par milliers ; un loueur d’engins suit une vingtaine de machines qui valent chacune le prix d’un appartement. Un logiciel de location matériel BTP couvre les deux, parce que les gestes sont les mêmes : réserver, sortir, rentrer, facturer.
Contact équipe le BTP, la manutention et l’agricole, les structures métalliques et échafaudages, les toilettes, bennes et bungalows, les containers, ainsi que le négoce de fournitures et d’équipement. Les parcs événementiels (matériel de réception, tentes et chapiteaux, sonorisation et éclairage, stands) relèvent de la même gamme, décrite sur la page location de matériel événementiel.
Vous n’ouvrez que les modules qui servent : module de locations, module de ventes, module achats, module dossiers. Un loueur qui ne fait pas de négoce n’ouvre pas le module achats, et le logiciel ne lui présente pas d’écrans qui ne le concernent pas. Le détail de la gamme est sur la page solutions logicielles Contact.
Contact est par ailleurs multi-utilisateurs, multi-sociétés, multi-devises et multi-langues, en français, en anglais et dans d’autres langues à la demande. Un loueur qui exploite deux dépôts sous deux sociétés n’a donc pas deux installations à maintenir.
Questions fréquentes sur le logiciel de location matériel BTP
Nous suivons le parc sur Excel, qu’est-ce que ça change vraiment ?
Un tableur ne sait pas dire ce qui reste disponible à une date, un logiciel de location matériel BTP le dit. Contact l’affiche, devis inclus ou hors devis, et met le stock à jour tout seul au retour. La facturation électronique entre entreprises devenant obligatoire, le tableur atteindra de toute façon sa limite.
Nos locations durent parfois plusieurs mois, est-ce que c’est prévu ?
Oui. Les locations courtes et les locations de longue durée sont prises en charge de la même façon, par la gestion des dates d’entrée et de sortie. La facturation suit la location sur toute sa durée, et vous n’avez pas de tableau séparé à tenir pour les chantiers qui s’étalent.
Comment savoir ce qui reste sur un chantier terminé ?
Par le suivi des reliquats de chantiers, tenu avec celui des entrées et des sorties. Vous lisez au même endroit ce qui est parti, ce qui est revenu et ce qui est encore sur place. C’est exactement le point que les tableurs perdent en premier sur les chantiers longs.
Le logiciel prévient-il quand une machine doit passer à l’atelier ?
Oui, Contact porte une alerte de maintenance. Les échéances d’entretien du parc ne reposent donc plus sur un carnet ni sur la mémoire du chef de dépôt. L’historique des locations vous dit en plus combien la machine a tourné depuis sa dernière visite.
Nos conducteurs de travaux sont rarement au bureau, comment font-ils ?
Contact s’utilise en bureau Windows à distance, et il peut être hébergé dans le Cloud sur un serveur mutualisé, avec autant de sessions que nécessaire. Chacun y accède depuis n’importe quel poste connecté, sans installation locale à maintenir, et les sauvegardes automatiques sont intégrées au service.
Nous louons et nous vendons aussi du matériel, faut-il deux outils ?
Non, les deux activités vivent dans le même dossier. Devis, bons de commande, bons de sortie, retours, factures, stocks et clients s’y suivent, que vous louiez ou que vous vendiez. Le négoce de fournitures et d’équipement fait partie des activités couvertes.
Où sont rangés les documents et les pièces jointes d’un chantier ?
Dans la gestion documentaire, qui permet de stocker, d’organiser et de rechercher tous vos documents. Les opérations commerciales et administratives se centralisent dans un seul et même dossier, et vous cherchez une pièce à partir du client ou de l’affaire.
Combien de temps avant que l’équipe s’en serve vraiment ?
L’essentiel se joue en amont, sur la structure de votre catalogue d’articles : c’est elle qui commande la suite. L’installation, la formation et le suivi sont assurés par ComputerLine, organisme de formation déclaré auprès de la préfecture de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur, sous le numéro 93132385313, et l’assistance qui vous répond ensuite est celle qui édite le logiciel.
D’autres réponses, sur la gamme entière, sont rassemblées dans la foire aux questions.
Voir un logiciel de location matériel BTP sur votre propre parc ?
Dites-nous ce que vous louez et comment vous le suivez aujourd’hui. La démonstration part de votre catalogue, pas d’un jeu d’essai. ComputerLine édite Contact à Meyreuil, en Provence, depuis 1987.