Logiciel de gestion de stock pour la location et le négoce
Un stock qui bouge tous les jours finit toujours par mentir quand il est tenu à la main. Le logiciel de gestion de stock de Contact suit les entrées et les sorties, met le stock à jour automatiquement et affiche votre stock théorique à tout instant. Ce qui change selon que vous louez, que vous vendez, ou que vous faites les deux.
Louer et vendre ne posent pas la même question au stock
Quand vous vendez une pièce, elle quitte le stock et n’y revient pas. Quand vous la louez, elle sort, elle passe quelques jours ou quelques mois chez le client, et elle doit revenir. Le même chiffre à l’écran ne veut donc pas dire la même chose dans les deux métiers.
Un logiciel de gestion de stock pensé pour le négoce répond à une question : combien il m’en reste aujourd’hui. Un logiciel de gestion de stock pour la location de matériel doit en plus répondre à une seconde question, celle que pose le client au téléphone : est-ce que vous en avez trois de disponibles le 14 mars. Il faut alors tenir compte de ce qui est déjà réservé, et de ce qu’un devis en cours bloque peut-être.
Contact est entièrement modulable en fonction de votre activité. La gamme comprend un module de locations, un module de ventes, un module achats et un module dossiers, et vous n’activez que ce que votre métier demande. C’est ce qui permet à une même base de tenir un stock de négoce, un parc de location, ou les deux dans la même entreprise.
Sans ressaisie
Ce que le logiciel de gestion de stock tient à jour pendant que vous travaillez
Les entrées et les sorties
Le suivi des entrées et des sorties est tenu au fil de l’activité, pas en fin de mois. Chaque mouvement enregistré met le stock à jour, sans qu’une seconde saisie soit nécessaire quelque part.
Le stock théorique
Vous visualisez votre stock théorique à tout instant et en un clic. C’est le chiffre qui permet de répondre à un client sans aller compter dans les rayonnages ni rappeler dans l’après-midi.
Les statistiques
Le stock étant tenu à jour automatiquement, de nombreuses statistiques en sont tirées. Elles disent, référence par référence, ce qui tourne et ce qui reste sur l’étagère toute l’année.
La préparation des commandes
Les fiches de préparation de commandes sont créées automatiquement. Le magasinier travaille sur une liste juste, et les erreurs qui coûtent un second déplacement disparaissent avec elle.
L’inventaire, et les heures qu’il prend
Le contrôle par inventaire est une obligation comptable : les entreprises qui tiennent une comptabilité complète doivent vérifier au moins une fois par an l’existence et la valeur des éléments de leur actif, comme le rappelle Bpifrance Création. Il se fera donc de toute façon, et la seule variable est le temps qu’il prend.
L’inventaire est une tâche longue qui n’ajoute rien au chiffre d’affaires du mois. C’est exactement le genre de travail qu’une entreprise cherche à automatiser autant qu’elle le peut, sans pour autant accepter de perdre en fiabilité. Un logiciel de gestion de stock ne supprime pas le comptage, il raccourcit le temps passé dessus et fiabilise ce qu’on en retire.
Contact intègre un suivi fiable des entrées et des sorties ainsi que la gestion des code-barres, en enregistrement comme en création. Vos inventaires s’en trouvent simplifiés, et vous pouvez y ajouter une dimension collaborative. Le stock se met à jour automatiquement, et vous éditez l’impression de vos inventaires à tout moment, y compris en cours de comptage.
Ce que vous y gagnez sur la préparation
Un stock juste améliore la préparation des commandes et évite les erreurs humaines, celles qui font partir une palette incomplète et reviennent en litige trois semaines plus tard.
Ce que vous y gagnez sur les achats
La mise à jour automatique du stock vous évite les surplus par rapport à vos besoins réels, puisque vos achats s’alignent sur l’évolution du stock plutôt que sur une estimation.
Le stock quand vous louez du matériel
En location, le stock et le planning sont le même sujet regardé de deux côtés. Une pièce sortie n’est pas vendue, elle est attendue. Un logiciel de gestion de stock pour la location de matériel doit donc travailler sur des dates autant que sur des quantités.
Ce qui reste disponible à une date donnée
Contact indique le nombre de pièces disponibles à une date donnée, devis inclus et hors devis, sur un mois, six mois ou encore un an. La distinction compte : un devis en attente de signature bloque du matériel sans qu’il soit sorti, et c’est ce qui fait promettre deux fois la même machine quand le suivi se fait sur un tableur.
Où se trouve le matériel
Le planning visuel et la gestion des dates d’entrée et de sortie permettent de savoir où se trouve le matériel. Le stock est automatiquement tenu à jour à chaque mouvement, et de nombreuses statistiques vous sont proposées à partir de cet historique.
Les poids et la tare
Pour les parcs où le transport se facture, Contact gère les poids bruts et nets avec calcul de la tare. Le chiffre suit la pièce depuis la fiche article jusqu’au bon, sans calcul repris à part sur un coin de bureau.
Deux pages détaillent l’usage en location : le logiciel de gestion de location de matériel événementiel pour la sonorisation, les chapiteaux, la réception et les stands, et la page générale du logiciel de location de matériel.
Le stock quand vous achetez pour revendre
Dans le négoce, ce qu’on demande à un logiciel de gestion de stock se déplace vers la vitesse. Il faut entrer une réception, sortir une vente et retrouver une référence sans y passer la matinée. Contact Négoce, le module des détaillants et des grossistes, couvre la gestion des ventes, des achats, du stock et des codes barres, avec l’import et l’export.
Le logiciel de gestion des commandes prend la suite, du bon de commande à la fiche de préparation. Les deux modules partagent la même base, donc une vente enregistrée met le stock à jour sans que personne ait à reporter le mouvement ailleurs.
Le stock sur un chantier
Le bâtiment ajoute une difficulté que ni le négoce ni la location événementielle ne connaissent : le matériel part sur un chantier, il y reste des semaines, et il en revient rarement au complet du premier coup. Un logiciel de gestion de stock pour le BTP doit donc suivre autre chose qu’un solde de fin de journée. Contact assure un suivi rigoureux des entrées, des sorties et des reliquats de chantiers.
Le reliquat est le point qui décide de la justesse du stock. Tant qu’il n’est pas suivi, la différence entre ce que dit l’écran et ce qui se trouve réellement au dépôt grandit d’un chantier à l’autre, jusqu’à l’inventaire annuel où tout le monde constate l’écart sans savoir d’où il vient. La page du logiciel de location de matériel BTP détaille la journée complète, du départ au dépôt jusqu’à la facturation.
Ce que vous y gagnez
Ce qu’un stock mal tenu immobilise
De la trésorerie qui dort
Les références qui ne tournent pas immobilisent de l’argent qui ne travaille nulle part, et un logiciel de gestion de stock les rend visibles. Les statistiques du stock les désignent nommément, ce qui permet d’arrêter d’en racheter par habitude.
Du temps de bureau
La facturation et le suivi des commandes client et fournisseur étant tenus depuis la même base, le temps passé à reprendre des chiffres d’un document à l’autre disparaît du planning de la semaine.
Du temps pour vos clients
Les ressources économisées se reportent ailleurs. C’est du temps et des moyens financiers rendus à la clientèle plutôt qu’à la tenue d’un tableur que personne n’a envie d’ouvrir.
Un paramétrage accompagné
ComputerLine accompagne le paramétrage du logiciel, assure une maintenance quotidienne et propose un hébergement cloud pour piloter le stock à distance. La société est aussi organisme de formation déclaré auprès de la préfecture de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur, sous le numéro 93132385313.
Questions fréquentes sur le logiciel de gestion de stock
Nous tenons le stock sur Excel, qu’est-ce que ça change ?
Un tableur enregistre ce qu’on lui saisit, et il le fait bien. Ce qu’il ne sait pas faire, c’est se mettre à jour tout seul quand une vente est enregistrée ailleurs, ni dire ce qui restera disponible à une date en tenant compte des devis en cours. Un logiciel de gestion de stock met le stock à jour automatiquement à chaque mouvement, et Contact affiche le stock théorique en un clic.
Contact gère-t-il les codes-barres ?
Oui, en enregistrement comme en création. Vous pouvez donc travailler avec les codes existants de vos fournisseurs et créer les vôtres pour les références qui n’en ont pas. C’est ce qui rend l’inventaire plus rapide et la préparation des commandes plus sûre.
Peut-on faire l’inventaire à plusieurs ?
L’inventaire dans Contact a une dimension collaborative. Pour savoir précisément quelle organisation vos locaux et votre parc permettent, le mieux est d’en parler avec l’équipe, qui regardera votre cas plutôt que de vous décrire un cas général.
Nous louons et nous vendons. Faut-il deux logiciels ?
Non. Contact est modulable, et les modules de locations, de ventes, d’achats et de dossiers partagent la même base. Une entreprise qui loue une partie de son matériel et en revend une autre tient les deux stocks au même endroit, avec les mêmes fiches articles et la même comptabilité derrière.
Comment savoir ce qui sera disponible dans trois semaines ?
Le planning indique le nombre de pièces disponibles à une date donnée, devis inclus et hors devis, sur un mois, six mois ou encore un an. Vous voyez donc à la fois ce qui est fermement réservé et ce qu’un devis non signé retient encore.
Que reçoit le comptable ?
Les factures clients et fournisseurs ainsi que les règlements sont transférés directement, sans aucune ressaisie, dans votre comptabilité ou celle de votre comptable. Vous générez également en quelques clics les fichiers d’écritures comptables qui lui sont envoyés.
Peut-on consulter le stock en dehors du dépôt ?
Contact s’utilise en bureau Windows à distance, et l’hébergement cloud ouvre autant de sessions que nécessaire sur un serveur mutualisé, avec des sauvegardes automatiques intégrées. L’assistance se fait par téléphone et par télémaintenance.
Notre façon de compter est particulière. C’est un problème ?
Le bâtiment, le négoce et la location ne comptent pas de la même manière, et un logiciel de gestion de stock du bâtiment ne se règle pas comme celui d’un détaillant. L’outil est entièrement modulable en fonction de votre activité, et ComputerLine développe des modules ou des spécificités sur le logiciel spécialement pour vous. Une manière de compter qui n’entre dans aucune case standard se traite par paramétrage.
Parler de votre stock
Dites-nous combien de références vous suivez, si vous vendez, louez ou les deux, et combien de personnes participent à l’inventaire. La gamme complète est présentée sur la page des solutions logicielles Contact.