Logiciel de gestion de location de matériel événementiel
Contact Location suit votre matériel événementiel de la réservation au retour, et facture la casse notée au bon de retour. Éditeur à Meyreuil depuis 1987.
En bref
Logiciel gestion location événementiel : le fil d’une prestation
Entre la demande du client et le retour du matériel, une location événementielle passe par plusieurs étapes, et la plupart ont leur document. Le tableau les suit dans l’ordre : ce qui se passe, puis ce que Contact Location produit.
| Le moment | Ce qui se passe | Ce que Contact produit |
|---|---|---|
| La demande | Vous vérifiez que le matériel est libre à la date, en tenant compte des devis déjà envoyés. | Le devis |
| La confirmation | La réservation fixe les dates de location et, si besoin, les dates d’immobilisation. | Le bon de location |
| La préparation | L’équipe rassemble les articles et les kits, et saisit le nombre de colis ou de pièces. | La fiche de préparation, créée automatiquement |
| Le départ | Le matériel est pointé avant de partir. | Le bon de sortie |
| La livraison | Le matériel arrive au lieu de l’événement, en une fois ou en plusieurs. | La livraison, totale ou partielle, et ses reliquats |
| Le retour | Le matériel est pointé. La casse, la perte et le matériel conservé sont notés. | Le bon de retour : le manquant est facturé et sorti du stock |
| Après l’événement | La prestation est facturée à la journée, au mois ou au forfait. | La facture, puis le transfert en comptabilité |
Les modules de Contact partagent les mêmes données : une information saisie une fois sert à toute la chaîne, et le devis va jusqu’à la facture sans ressaisie.
Réserver
Les disponibilités du matériel aux dates de vos événements
Avant de confirmer un mariage en juin, il faut savoir combien de tables, de chaises et d’enceintes restent libres ce jour-là. Le planning de Contact compte les pièces disponibles à chaque date.
À la date demandée
Les pièces libres ce jour-là, par famille ou par article, devis inclus ou hors devis.
Sur toute la saison
Sur un mois, six mois ou un an, pour voir venir les week-ends pleins.
Immobilisation
Les dates de location, celles d’immobilisation, et les périodes d’indisponibilité.
En temps réel
Ce qui est loué en ce moment, les dates d’entrée et de sortie, et l’historique des locations.
Sonorisation
Logiciel de location de sonorisation : la sono en kits
Pour un concert ou un mariage, la console part avec ses enceintes, ses pieds et ses câbles.
Dans Contact, vous créez des articles simples ou en nomenclature, qu’on appelle aussi kits. Le kit se gère comme un article normal, avec ses composants, et vous pouvez cacher les composants dans le corps du document.
Au départ comme au retour, le matériel est pointé : un micro qui manque se voit au déchargement. Le logiciel gère aussi des alertes de maintenance.
Réception et vaisselle
Logiciel de location de vaisselle et de matériel de réception
La vaisselle part par centaines de pièces et revient en casiers, avec sa part de casse.
Contact gère la saisie du nombre de colis ou de pièces, et une alerte visuelle signale les ruptures de stock.
Au retour, le matériel est pointé. Ce qui est cassé, perdu ou conservé par le client se précise dans le bon de retour : Contact le facture et le sort du stock.
En fin de saison, l’inventaire se réalise depuis le logiciel et s’imprime.
La veille du départ
Gestion du matériel événementiel : préparer et charger
Une prestation peut se rater la veille, à l’entrepôt, quand il manque une rallonge ou qu’un kit part incomplet. Contact organise la préparation à partir de la commande.
La fiche de préparation
Elle est créée automatiquement depuis la commande. La commande passe ensuite en livraison, en totalité ou en partie.
Le poids de la commande
Chaque article a son poids, brut et net, avec le calcul de la tare, et le poids total de la commande se calcule automatiquement. Utile quand un chapiteau et ses lestages partent dans le même camion.
Le bon de sortie
Le bon de sortie est édité au départ, et les dates de sortie apparaissent au planning.
Le jour J
Location de matériel événementiel : livrer sur le lieu de l’événement
Pour un mariage ou un salon, le matériel se livre sur le lieu de l’événement : un domaine, une salle des fêtes, un parc des expositions. Chaque commande porte son lieu et son adresse de livraison.
Les tables peuvent arriver le vendredi et la sono le samedi. Contact gère le transfert partiel d’une commande en livraison, et les reliquats de livraison.
Côté équipe, le planning des collaborateurs affiche les livraisons à effectuer et les tâches attribuées à chacun.
Après l’événement
Facturer une prestation événementielle, à la journée ou au forfait
Pour une location d’un week-end ou d’une journée, Contact gère plusieurs tarifs, à la journée, au mois ou au forfait, et calcule la durée facturée.
Le devis va jusqu’à la facture sans ressaisie. Le matériel cassé, perdu ou non rendu, noté dans le bon de retour, est facturé lui aussi. Pour un client qui enchaîne les prestations, Contact gère la facture de regroupement.
Les factures et les règlements sont ensuite transférés dans votre comptabilité, ou envoyés à votre expert-comptable sous forme d’écritures. En fin de saison, les statistiques donnent le chiffre d’affaires réalisé, la marge brute et le prévisionnel.
La facturation électronique entre entreprises se généralise depuis le 1er septembre 2026. Le calendrier et les obligations sont détaillés sur la page Je passe à la facturation électronique d’impots.gouv.fr.
Les métiers
Logiciel de location événementielle : les parcs paramétrés
Contact Location, votre logiciel gestion location événementiel, se paramètre selon ce que vous louez. ComputerLine vous accompagne lors du paramétrage et assure la reprise de vos données existantes.
La sono et la lumière
Des kits en nomenclature, gérés avec leurs composants, et des alertes de maintenance.
Les chapiteaux et les tentes
Des dates de location et d’immobilisation, et le poids de chaque élément avec sa tare.
La vaisselle et les tables
Des quantités saisies en colis ou en pièces, et la casse facturée au retour.
Les stands
La disponibilité des éléments à la date demandée, comme pour le reste du parc.
Vous louez aussi autre chose que de l’événementiel ? La page logiciel location matériel présente Contact Location pour les autres parcs, et le logiciel de location de matériel BTP traite les engins et l’outillage. Le détail du module est sur la page Contact Location, et la plaquette Contact pour l’événementiel se télécharge en PDF.
ComputerLine édite Contact à Meyreuil depuis 1987. Le logiciel s’utilise en bureau Windows à distance, dans le Cloud, avec une assistance par téléphone et par télémaintenance.
Questions fréquentes sur la location de matériel événementiel
Vous trouverez d’autres réponses dans notre foire aux questions sur le logiciel de gestion.
Quel logiciel pour gérer la location de matériel événementiel ?
Un logiciel qui suit toute la prestation, de la disponibilité à la date jusqu’à la casse facturée au retour. ComputerLine édite depuis 1987 le logiciel de gestion Contact : son module Contact Location tient le planning et les documents de la prestation, du devis au bon de retour, puis la facture.
Comment éviter les doubles réservations un week-end chargé ?
En tenant toutes les réservations dans un planning qui compte les pièces libres à chaque date. Contact affiche ce nombre devis inclus ou hors devis, sur un mois, six mois ou un an. Vous savez ce qui reste disponible le samedi avant de dire oui à un nouveau client.
Comment facturer la vaisselle cassée ou non rendue ?
En la notant dans le bon de retour, au moment du pointage. Qu’une pièce soit cassée, perdue ou conservée par le client, vous le précisez dans ce bon, et Contact la facture et la sort du stock. Le même pointage a lieu au départ : ce qui revient se compare à ce qui est parti.
Peut-on louer une sonorisation complète comme un seul article ?
Oui, avec les articles en nomenclature, qu’on appelle aussi kits. La console, les enceintes, les pieds et les câbles forment un seul article, géré comme les autres avec ses composants. Vous pouvez cacher les composants dans le corps du document, ou les laisser apparaître.
Comment gérer l’immobilisation d’un chapiteau ?
En définissant ses dates d’immobilisation en plus de ses dates de location. Contact gère aussi les périodes d’indisponibilité du matériel. Le planning affiche de son côté les pièces disponibles à chaque date, sur un mois, six mois ou un an, et le poids de chaque élément se connaît avec sa tare.
Comment facturer une location à la journée ou au forfait ?
Avec la gestion multi tarif de Contact, à la journée, au mois ou au forfait, et le calcul de la durée facturée. Le matériel manquant au retour est facturé lui aussi. Les factures et les règlements partent ensuite dans votre comptabilité, ou chez votre expert-comptable sous forme d’écritures.
Peut-on reprendre notre catalogue et nos clients existants ?
Oui, ComputerLine assure la reprise de vos données existantes à la mise en place, et vous accompagne lors du paramétrage du logiciel. Ensuite, l’assistance se fait par téléphone et par télémaintenance, et l’hébergement dans le Cloud intègre des sauvegardes automatiques.
Parlons de votre prochaine saison
Dites-nous ce que vous louez et comment vous travaillez aujourd’hui, et demandez une démonstration de Contact Location.