Contact CRM, le logiciel de gestion des contacts
Contact CRM réunit sur un seul écran ce que vous savez d’un client, d’un prospect, d’un fournisseur ou d’un intervenant. La fiche tient en quatre zones, et la base est la même que celle des devis, des locations et des factures.
En bref
Ce que Contact CRM change au quotidien
Un seul écran
La fiche détaillée tient en quatre zones sur un écran. Vous voyez le contact en entier sans naviguer entre plusieurs fenêtres, et sans reconstituer son histoire de mémoire.
Une base partagée
Contact CRM partage sa base de données avec les autres modules de la gamme. Une fiche créée ici sert au devis, à la location et à la facture, sans la ressaisir nulle part.
Des relances planifiées
Les rappels se planifient depuis la fiche du contact. Le suivi des opportunités identifie les prospects jusqu’à leur conversion en client.
Des champs à vous
Les champs se règlent selon votre activité. Un loueur, un négociant et une association ne notent pas les mêmes choses sur un contact, et l’outil suit.
Le vrai coût
Ce que coûte un fichier client éparpillé
Dans beaucoup d’entreprises, ce qu’on sait d’un client vit à quatre endroits : un tableur de coordonnées, la boîte mail de celui qui l’a suivi, un carnet posé près du téléphone, et la mémoire d’une personne qui n’est pas toujours là. Rien de tout cela n’est faux. C’est simplement introuvable au moment où le client appelle.
Le prix se paie en petites fois. La relance promise qui n’est jamais partie. Le devis refait parce que personne ne retrouvait le précédent. Le prospect rappelé deux fois la même semaine par deux personnes différentes. Et le jour d’un départ, la moitié du fichier qui s’en va avec.
Un logiciel de gestion des contacts ne rend pas les commerciaux plus assidus. Il fait que ce qu’ils notent reste, et que le suivant le retrouve.
La fiche de contact, écran par écran
La fiche détaillée de Contact CRM est constituée de quatre zones et vous donne une vision globale du contact de façon instantanée. Voici chaque zone prise à part, telle qu’elle s’affiche.
Zone 1 : la liste des contacts
La première zone sert à sélectionner le contact. La recherche y est multicritères, et chaque fiche porte sa ville et son code postal. Pour sortir une liste de clients d’un secteur donné, c’est le module CLE MAILING qui sélectionne par activité et par critères géographiques.
Zone 2 : les informations générales
La deuxième zone affiche le nom, l’adresse, le numéro de client, les numéros de téléphone, de fax et la ligne directe, ainsi que les horaires et les dossiers rattachés. L’outil d’e-mailing permet d’écrire au contact depuis sa fiche, sans changer de logiciel.
Zone 3 : le mémo
La troisième zone porte le mémo et les relances à prévoir. C’est l’endroit où se dépose ce qui ne rentre dans aucune case : la remarque de la dernière visite, la condition acceptée une fois, la date à laquelle il faut rappeler.
Zone 4 : les interlocuteurs
La dernière zone liste les interlocuteurs chez le contact, avec la civilité, la fonction, le service, le téléphone direct, l’adresse e-mail et le site web. Sur un compte où l’on parle au dépôt, aux achats et à la comptabilité, c’est cette zone qui évite d’appeler la mauvaise personne.
Du prospect au client, sans perdre le fil
La gamme Contact gère en détail les informations de chacun de vos contacts : adresse postale, téléphone, code postal, e-mail, site web et statut, avec des champs personnalisables. C’est la partie visible. La partie qui fait la différence sur une année, c’est le suivi.
Le suivi des opportunités
Le suivi des opportunités identifie les prospects jusqu’à leur conversion en client. Une affaire en cours cesse d’être une ligne dans la tête de quelqu’un et devient un état lisible par toute l’équipe, y compris par celui qui reprend le dossier en août.
Les rappels automatiques
Les rappels automatiques évitent qu’une relance passe à la trappe. C’est le mécanisme le plus simple de Contact CRM, et souvent celui qui rapporte le plus : la majorité des affaires perdues le sont faute d’avoir rappelé, pas faute d’avoir convaincu.
Les données que vous gardez
Un fichier de contacts est un fichier de données personnelles. Elles ne peuvent pas être conservées indéfiniment : la durée se détermine selon l’objectif qui a conduit à les collecter, comme le rappelle la CNIL. C’est une question à poser au moment de choisir un outil, plutôt qu’à celui de faire le ménage.
Le cahier des messages
Le cahier des messages s’affiche par priorité, par date, par appelant ou par numéro. Il garde aussi bien les messages internes que les messages externes, courriels et appels, sans dépendre de la boîte mail d’une seule personne.
Savoir où se trouve le matériel, depuis la fiche du client
Quand le CRM sert un loueur, une question revient plus que les autres : où est la machine, et chez qui. Contact y répond par le planning visuel et la gestion des dates d’entrée et de sortie, pas par un boîtier posé sur l’engin. La fiche du client donne les dossiers qui lui sont rattachés, et le planning dit ce qui est sorti, chez qui et jusqu’à quand.
C’est une réponse d’organisation, tenue par les mouvements que vous enregistrez de toute façon. Elle vaut ce que vaut la saisie, et elle a l’avantage de ne rien coûter en matériel embarqué. Le détail du planning est sur la page du logiciel de location de matériel, et le suivi des reliquats de chantier sur celle du logiciel de location de matériel BTP.
Sans ressaisie
Ce que Contact CRM partage avec le reste de la gamme
La gestion documentaire
Les documents liés à un contact vivent dans le même dossier que les opérations commerciales et administratives. Le devis, le contrat et le courrier ne sont pas dans trois répertoires différents.
Le mailing
Le module CLE MAILING sert vos actions de prospection ou d’information, avec une sélection multicritères par activité et par zone géographique, et un envoi par courrier, fax ou courriel.
La comptabilité
Les factures d’un client remontent dans sa fiche, et l’échéancier montre ce qu’il reste à encaisser. L’information commerciale et l’information comptable regardent le même client.
La messagerie interne
Le module de messagerie interne fait circuler une consigne sur un dossier sans passer par la boîte mail personnelle de chacun, là où elle se perd.
Le CRM selon votre métier
Contact CRM ne se vend pas seul. Selon votre activité, il travaille avec un autre module de la gamme, et c’est ce qui change ce qu’on note sur une fiche.
Pour un loueur de matériel
La fiche du client porte ses dossiers de location, ses conditions et son historique. Le module Contact Location prend la suite sur le planning et les sorties, et la page du logiciel de gestion de location de matériel événementiel détaille le cas des parcs de sonorisation, de chapiteaux et de stands.
Pour un négociant
Le CRM tient les clients et les fournisseurs dans la même base, ce qui compte quand les seconds deviennent parfois les premiers. Le module Contact Négoce couvre les ventes, les achats et le stock, et la page du logiciel de gestion de stock traite la disponibilité à une date donnée.
Pour une association
Les adhérents, les donateurs et les bénévoles sont des contacts avec des attentes différentes. Le module Contact Association traite les adhésions et les dons, et le CRM garde l’historique de la relation derrière.
Questions fréquentes sur Contact CRM
Nous tenons nos clients sur un tableur. Qu’est-ce que ça change ?
Un tableur garde des coordonnées, et il le fait bien. Ce qu’il ne fait pas, c’est planifier une relance, montrer les factures d’un client dans sa fiche, ou dire quel devis est en attente chez lui. Contact CRM partage sa base avec les devis, les locations et la facturation, donc la fiche se remplit toute seule à mesure que vous travaillez.
Peut-on y mettre les fournisseurs, pas seulement les clients ?
Oui. Contact CRM est le module de gestion des contacts, prospects, clients, fournisseurs et intervenants. Les quatre vivent dans la même base, avec les mêmes zones sur la fiche.
Comment éviter qu’une relance soit oubliée ?
Les rappels se planifient depuis la fiche du contact, dans la zone du mémo, et les rappels automatiques évitent qu’une relance passe à la trappe. Le suivi des opportunités montre en parallèle où en est chaque prospect.
Peut-on sortir la liste des clients d’un département ?
Oui. La recherche dans le tableau des contacts est multicritères, et chaque fiche porte sa ville et son code postal. Pour une liste par secteur, le module CLE MAILING sélectionne par activité et par critères géographiques, puis envoie par courrier, fax ou courriel.
Un client a plusieurs interlocuteurs. Comment les tenir ?
La quatrième zone de la fiche liste les interlocuteurs chez le contact, avec la civilité, la fonction, le service, le téléphone direct, l’adresse e-mail et le site web. Vous savez donc à qui parler du devis et à qui parler de la facture.
Le CRM dit-il où se trouve le matériel loué ?
La fiche du client donne les dossiers qui lui sont rattachés, et le planning visuel avec les dates d’entrée et de sortie dit ce qui est sorti, chez qui et jusqu’à quand. La réponse vient donc du planning et des mouvements enregistrés, pas d’un équipement posé sur la machine.
Peut-on écrire au client depuis sa fiche ?
Oui, l’outil d’e-mailing permet d’écrire au contact depuis la zone des informations générales. Pour les envois en nombre, le module CLE MAILING gère la prospection avec sa propre sélection.
Combien de temps pour le prendre en main ?
Un seul écran porte l’essentiel du travail commercial, ce qui limite ce qu’il y a à apprendre. La formation est assurée par ComputerLine, organisme de formation déclaré auprès de la préfecture de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur, sous le numéro 93132385313, et le paramétrage est accompagné. Pour une durée qui corresponde à votre cas, le mieux est d’en parler avec l’équipe.
Voir Contact CRM en fonctionnement
Le plus simple est de le regarder ensemble à l’écran, avec vos contacts et votre façon de les suivre. Dites-nous combien de fiches vous gérez et avec quel module de la gamme vous travaillez. La gamme complète est présentée sur la page des solutions logicielles Contact.